หลักสูตร Effective Communication Active Listening
and CUPs Keywords Capturing
Updated: On Wednesday 29th, Jan. 2025
การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ การฟังอย่างตั้งใจ และการจับประเด็นสำคัญ
องค์ประกอบพื้นฐานของการสื่อสาร (Fundamentals of Communication)
การสื่อสารเป็นกระบวนการถ่ายทอดข้อมูล ความคิด และความรู้สึกระหว่างบุคคลหรือกลุ่มคน โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อสร้างความเข้าใจร่วมกัน การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นทักษะสำคัญที่จะนำไปสู่ความสำเร็จทั้งในชีวิตส่วนตัวและการทำงาน
ความสำคัญของการสื่อสาร
- สร้างความเข้าใจที่ตรงกันระหว่างผู้ส่งสารและผู้รับสาร
- ช่วยในการประสานงานและการทำงานร่วมกัน
- ลดความขัดแย้งและแก้ไขปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- สร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างบุคคลและองค์กร
องค์ประกอบการสื่อสาร 8 ส่วน (8 Elements of Communication)
- ผู้ส่งสาร (Sender)
- ผู้เริ่มต้นกระบวนการสื่อสาร
- ต้องมีความชัดเจนในสิ่งที่ต้องการสื่อสาร
- ต้องเลือกวิธีการสื่อสารที่เหมาะสม
- ข้อมูล (Message)
- เนื้อหาที่ต้องการสื่อสาร
- ต้องมีความชัดเจน กระชับ และเข้าใจง่าย
- ควรมีการจัดลำดับความสำคัญของข้อมูล
- ช่องทาง (Channel)
- วิธีการส่งข้อมูลจากผู้ส่งไปยังผู้รับ
- ต้องเลือกให้เหมาะสมกับสถานการณ์และผู้รับสาร
- อาจใช้หลายช่องทางร่วมกันเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ
- ผู้รับสาร (Receiver)
- ผู้ที่รับข้อมูลและตีความหมาย
- ต้องมีทักษะการฟังและการทำความเข้าใจที่ดี
- ควรมีการตอบสนองหรือให้ feedback
- รูปแบบวิธีการสื่อสาร (Method)
- วิธีการนำเสนอข้อมูลที่เลือกใช้
- ต้องเหมาะสมกับเนื้อหาและผู้รับสาร
- ควรมีความหลากหลายเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ
- ผลตอบรับ (Feedback)
- การตอบสนองจากผู้รับสาร
- ช่วยประเมินประสิทธิภาพการสื่อสาร
- นำไปสู่การปรับปรุงการสื่อสารในครั้งต่อไป
- บริบท (Context)
- สภาพแวดล้อมและสถานการณ์ในการสื่อสาร
- มีผลต่อการตีความและความเข้าใจ
- ต้องคำนึงถึงในการเลือกวิธีการสื่อสาร
- อุปสรรคการสื่อสาร (Noise)
- สิ่งที่รบกวนหรือขัดขวางการสื่อสาร
- อาจเป็นอุปสรรคทางกายภาพหรือทางจิตใจ
- ต้องหาวิธีลดหรือขจัดอุปสรรคเหล่านี้
รูปแบบการสื่อสาร (Types of Communication)
- การสื่อสารด้วยวาจา (Verbal Communication)
- การพูดคุยโดยตรง
- การประชุมและการนำเสนอ
- การสนทนาทางโทรศัพท์
- การสื่อสารผ่านวิดีโอคอล
- การสื่อสารแบบไม่ใช้วาจา (Non-verbal Communication)
- ภาษากาย
- การแสดงออกทางสีหน้า
- น้ำเสียงและการเว้นจังหวะ
- ท่าทางและการเคลื่อนไหว
- การสื่อสารลายลักษณ์อักษร (Written Communication)
- อีเมลและจดหมาย
- รายงานและเอกสาร
- ข้อความและแชท
- บันทึกและรายงานการประชุม
- การสื่อสารผ่านภาพและสัญลักษณ์ (Visual Communication)
- กราฟและแผนภูมิ
- รูปภาพและอินโฟกราฟิก
- วิดีโอและแอนิเมชัน
- สัญลักษณ์และไอคอน
ทักษะการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ (Effective Communication Skills)
- ความชัดเจน (Clarity)
- ใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย
- หลีกเลี่ยงคำกำกวม
- จัดลำดับความคิดอย่างเป็นระบบ
- ตรวจสอบความเข้าใจของผู้รับสาร
- ความกระชับ (Conciseness)
- สื่อสารตรงประเด็น
- หลีกเลี่ยงการพูดวกวน
- เลือกใช้คำที่กระชับ ได้ใจความ
- รักษาเวลาในการสื่อสาร
- ความสมบูรณ์ (Completeness)
- ให้ข้อมูลที่ครบถ้วน
- ตอบคำถามสำคัญ (5W1H)
- มีข้อมูลสนับสนุนที่เพียงพอ
- เตรียมข้อมูลเพิ่มเติมสำหรับคำถาม
- ความถูกต้อง (Correctness)
- ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
- ใช้ไวยากรณ์และการเขียนที่ถูกต้อง
- อ้างอิงแหล่งข้อมูลที่น่าเชื่อถือ
- แก้ไขข้อผิดพลาดทันทีที่พบ
- ความสุภาพ (Courtesy)
- แสดงความเคารพและให้เกียรติผู้อื่น
- ใช้ภาษาที่สุภาพเหมาะสม
- คำนึงถึงความรู้สึกของผู้รับสาร
- รับฟังความคิดเห็นของผู้อื่น
สรุป
การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นทักษะที่สามารถพัฒนาได้ผ่านการเรียนรู้และฝึกฝน การเข้าใจองค์ประกอบพื้นฐาน รูปแบบการสื่อสาร และการพัฒนาทักษะที่จำเป็นจะช่วยให้เราสามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งจะนำไปสู่ความสำเร็จทั้งในชีวิตส่วนตัวและการทำงาน
ครู A ทวีวรรณ กมลบุตร
www.topservicetraining.com
